In het interview met Eric Glaudemans, projectleider Pluriform Zorg bij SGL, wordt ingegaan op de implementatie en ingebruikname van Pluriform Zorg bij SGL. SGL is een zorgaanbieder die aan ruim 1.300 lichamelijk gehandicapten intramurale en extramurale zorg levert.

Het is een innovatieve organisatie met een eigen vervoersbedrijf en een zeer uitgebreid aanbod aan dagbesteding, niet alleen in de activiteitencentra maar overal in de provincie Limburg. Cliënten kunnen zich flexibel inschrijven op dat brede aanbod.

Wat was de aanleiding voor het project?
Glaudemans: "De directe aanleiding was de noodzaak om tijdig, volledig en juist extern te rapporteren, met name aan het CAK voor de eigen bijdrage en aan het zorgkantoor vanwege de declaratie op cliëntniveau. Ook wilden we de interne rapportage verbeteren en moest SGL beter aansluiten op het AZR-berichten-verkeer met het zorgkantoor. Dit waren allemaal zaken die we vanuit onze oude systemen niet geïntegreerd georganiseerd kregen.

Daarnaast vroegen de zorgprofessionals al jaren om een ECD. Omdat onze cliënten zich op allerlei activiteiten kunnen inschrijven  die door de hele provincie heen georganiseerd worden  zijn vaak meerdere teams betrokken. Hoe houden we elkaar dan op de hoogte? Papieren dossiers zijn daar niet voor geschikt."

Hoe heeft SGL gekozen voor Adapcare?
"We hebben begin 2010 een selectie-traject uitgevoerd waarin Adapcare unaniem als winnaar uitkwam. We waren onder de indruk van de functionaliteit en flexibiliteit van Pluriform Zorg. Ook was er een klik in onze visie op de gehandi-captenzorg.

De mensen van Adapcare konden echt meedenken over onze eisen en wensen. SGL wilde een systeem dat goed aansluit op haar processen, dus ook een goede ondersteuning van haar dag-bestedingsprogramma. Een 100% standaard systeem past daar niet bij en maatwerk is te kostbaar. Pluriform Zorg biedt een mooie middenweg door hergebruik van bestaande software-bouwstenen en die te combineren met maatwerk."

Hoe was de projectorganisatie opgezet?
"We hadden ons voorgenomen om netjes met een stuurgroep en met verschillende werkgroepen het project uit te voeren. Maar door de complexiteit van het project en de enorme tijdsdruk hebben we uiteindelijk met een klein groepje heel intensief samengewerkt. Als projectleider was ik daardoor ook erg betrokken in de uitvoering. Gelukkig kwamen er later  bij de uitrol in de organisatie  meer mensen bij."

Hoe is de uitrol dan gedaan?
"We hebben voor de verschillende organisatiedelen  cliëntadministratie, zorgbemiddeling, woonteams, begeleiding thuis, dagbesteding, financiële administratie, etc.  eigen deelprojecten gehad, elk met hun eigen go-live. In elk van deze deelprojecten hebben we heel intensief met een klein groepje betrokkenen samengewerkt om  als we wisten hoe het moest  de groep daarna uit te breiden, mensen te trainen en te begeleiden in het gebruik van de software.

Uiteindelijk zijn het in zon project duizenden details die je goed moet krijgen. Het was dan ook een bijzonder moment toen we begin januari het CAK-bestand, met terug-werkende kracht over het afgelopen half jaar, konden aanleveren. Dat hebben we echt gevierd tijdens de nieuwjaarsborrel!"

Wat is het resultaat van het project?
"We hebben nu een bedrijfsbreed systeem waarin de cliëntadministratie is aangesloten op AZR en waarin de productieadministratie volledig door Pluriform Zorg ondersteund wordt. We
hebben een geautomatiseerde koppe-ling gebouwd met ons vervoerssysteem Taxsys en voeden zo de aanwezigheids-registratie vanuit de vervoerscentrale. We declareren met het systeem, genereren alle externe verantwoor-dingen (o.a. CAK en AW319) uit het systeem en hebben nu ook adequate managementrapportages voor alle teams.

Ook doen we de financiële administratie met Pluriform Zorg. De teams zijn via de webapplicatie van Pluriform Zorg aangesloten op het administratief proces en hebben daarmee direct inzage in hun eigen cliëntgegevens, indicaties, wachtlijsten en managementrapportages. De workflow tussen de zorg en de backoffice is nu eindelijk goed geregeld: de cliëntbegeleiders en teammanagers geven via de webapplicatie zelf de belangrijkste mutaties, bijvoorbeeld het in zorg melden, door aan de cliëntadministratie.

Minder zichtbaar maar zeker zo belangrijk  is dat we de financiële structuur van SGL met kostenplaatsen en kostendragers geherdefinieerd hebben en dat deze volledig door Pluriform Zorg ondersteund wordt. Zo kunnen we voor elk type activiteit precies zien wat de kosten en opbrengsten waren."

Wat is nog niet gedaan?
"We hebben in de eerste fase bewust nog geen aandacht gegeven aan de zorg zelf, maar dat gaat in 2011 veranderen. Dan krijgen alle zorgprofessionals én de cliënten toegang tot het systeem. We zijn nu nog bezig om de laatste restjes van de schaduwadministraties op te ruimen. We hebben bijvoorbeeld nog een lijstje om de vervoerscentrale te informeren over cliëntmutaties, maar daarvoor gaan we nu ook de e-mailnotificaties van Pluriform Zorg gebruiken.

Omdat bijna al onze cliënten met hun BSN via AZR binnenkomen hadden we de BSN-verificatie via SBV-z nog niet ingericht, maar dat gaan we binnenkort ook doen. We hadden gelukkig ook een aantal systemen die voldoende goed functioneerden en we dus niet direct hoefden te vervangen. Zo maken we gebruik van een systeem voor de dienstroosterplanning en hebben we een koppeling ingericht met onze salarisadministratie. Inkoopfiattering gaan we wel doen met Pluriform Zorg; de facturen van onze leveranciers worden immers al ingeboekt in Pluriform Zorg."

Wat is tegengevallen in het project?
"Vooral de kwaliteit van de data uit onze oude systemen is erg tegengeval-len. Een cliënt kwam met zn gegevens al snel in 6 verschillende systemen en meer dan tien verschillende Excel-lijsten voor. Toen we die gegevens integreerden in Pluriform Zorg bleek dat niet één cliënt in alle systemen en lijsten hetzelfde was vastgelegd. Ook was het zelden duidelijk wat het bronbestand was. We hebben de AZR-koppeling met onze zorgkantoren gebruikt als een trigger om de kwaliteit te verbeteren. Nu is Pluriform Zorg voor alle cliëntgegevens de bron."

Hoe merk je het voordeel van een geïntegreerd systeem?
"Heel praktisch; het beheer van gegevens is veel eenvoudiger geworden. Bijvoorbeeld: we maken gebruik van het relatiebeheersysteem van Pluriform Zorg. Alle organisaties waar SGL zaken mee doet zitten nu in één database; daar heeft heel SGL meteen voordeel van.

Je merkt het ook in het proces: omdat alle gegevens (cliënt, indicatie, productie, verantwoording, etc.) gelinked zijn, kun je veel beter sturen. We hebben nu inzicht in de status van onze processen; allerlei zaken waar we vroeger helemaal geen zicht op hadden."

Wat zie je voor de toekomst?
"We hebben in de eerste fase een systeem geïmplementeerd dat al onze administratieve processen perfect ondersteunt. Maar als zorgorganisatie kunnen we het daar natuurlijk niet bij laten. We moeten en willen ook het zorgproces zelf beter ondersteunen.

Door het zorgdossier van een cliënt te digitaliseren kunnen we de cliënt-begeleiders de regiefunctie geven, zodat ze de cliënt in al zijn zorg-activiteiten van dag tot dag kunnen volgen. Maar we willen ook nog een stap verder gaan.

We gaan een digitale aktiviteitenkalender ontwikkelen waarmee een cliënt zichzelf kan inschrijven op de dagbestedings-aktiviteiten die bij hem passen. Zo geven we ook de cliënt de regie in zijn eigen zorgproces. Ik verheug me daar erg op. Geweldig om zowel zorg-professionals als cliënten te betrekken in dit project."