Prisma stelt haar zorg voor de cliënt scherp
"Zolang Prisma zich blijft ontwikkelen moet het ECD als spiegel van organisatie kunnen meebewegen"
Nanny Bergmans, manager bedrijfsondersteuning
Het ECD van zorgorganisatie Prisma ondersteunt de regie bij een cliënt en geeft regelruimte en een grote eigen verantwoordelijkheid aan de medewerker om goede zorg te leveren. Daarbij werken zorg en administratie naadloos samen zonder een administratieve lastendruk bij de cliënt of de medewerker te leggen. Inmiddels blijkt dat het ECD zich verschuift van informatiesysteem naar een communicatiesysteem en is het ECD een katalysator voor veranderingen. Waarin Prisma zich ontwikkelt, beweegt het ECD zich als een spiegel van de organisatie mee.
Een interview met Nanny Bergmans, manager bedrijfsondersteuning van Prisma, Toon Roefs, beleidsadviseur en Peter van den Hombergh, manager arbeid en dagbesteding.
Met ruim 2.000 cliënten, 2.000 medewerkers, ruim 800 vrijwilligers en 150 zorglocaties is Prisma één van de grotere aanbieders van zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking in Noord-Brabant. Hoe houdt Prisma met die grootte de focus scherp op de cliënt? “We hanteren drie uitgangspunten om dat scherpstellen richting te geven”, zegt Nanny Bergmans:
Wat voor een eisen stelt dit dan aan de organisatie? Nanny Bergmans: “Om deze uitgangspunten goed te ondersteunen is een robuuste organisatie nodig die flexibel om kan gaan met interne en externe veranderingen. Ook hebben we de afgelopen jaren geïnvesteerd in een ICT-applicatielandschap dat medewerkers echt ondersteunt in hun werk en daarnaast flexibel genoeg is om mee te veranderen met alle ontwikkelingen”.
Werken voor de cliënt
“Bij Prisma hebben de professionals een hoge mate van autonomie”, zegt Toon Roefs, beleidsadviseur. “We geven hun regelruimte en een grote eigen verantwoordelijkheid om goede zorg te leveren. Onze mensen doen dit samen met anderen en dat vraagt om continue afstemming en multidisciplinair samenwerken, waarbij de regie in handen blijft van de cliënt”. Nanny Bergmans, als manager bedrijfsondersteuning ook verantwoordelijk voor ICT: “Om dat mogelijk te maken zijn informatie-uitwisseling, communicatie en samenwerking kernprocessen die ondersteund moeten worden door ons ICT-systeem. Als alle relevante informatie veilig, actueel en op één plek toegankelijk is voor iedereen die betrokken is bij de zorg, komt dat de kwaliteit ten goede”.
Prisma levert veel dagbesteding aan haar cliënten. Peter van den Hombergh, manager arbeid en dagbesteding: “Een zinvolle dagbesteding of het hebben van werk is een belangrijk onderdeel van iemands leven. Daarin verschilt de cliënt niet van de medewerker. We hechten grote waarde aan een passende loopbaan voor iedere cliënt, zinvol werk en de mogelijkheid om een bijdrage te kunnen leveren aan de samenleving. In de samenleving kan een cliënt zichtbaar en van toegevoegde waarde zijn. We kijken daarom over de grenzen van onze eigen organisatie heen en werken intensief samen met lokale partners zoals het bedrijfsleven, gemeenten, onderwijsinstellingen en welzijnswerk. Samen met hun realiseren we voor elke cliënt een passende loopbaan, dat noemen we co-creatie en het sluit goed aan op de participatiewet. Alle cliënten hebben immers recht op een loopbaanperspectief, een manier om zich te ontwikkelen in de samenleving”.
Prisma is een van de organisaties die participeert in het experiment Regelarme instellingen (ERAI). Hoe geven jullie invulling aan regelarm? Nanny: “De cliënt staat bij Prisma voorop, de relatie tussen cliënt, sociaal netwerk en professional is ‘heilig’ en moet beschermd worden tegen administratieve lastendruk en belemmerende regels”.
Staat dit dan op gespannen voet met de verantwoording die Prisma af moet leggen? ”In het experiment ERAI gaan we de uitdaging aan om belemmerende regels af te schaffen. De bijdrage van het ICT-systeem is dat het zo slim is ingericht dat we de verantwoordingsinformatie er uit kunnen halen zonder extra lastendruk bij de zorg zelf te leggen”.
Een ECD dat meegaat met de ontwikkelingen in de zorg
De cliënten ontwikkelen zich. De organisatie ontwikkelt zich. Hoe realiseer je een applicatie-landschap dat met de ontwikkelingen mee kan gaan? Nanny: “De Elektronische Cliënten Dossiers (ECD’s) voor onze branche zijn vooral gericht op de administratie, de zorgprofessionals worden meestal maar beperkt met ICT ondersteund in hun werkzaamheden.
Tot enkele jaren geleden hadden we bij Prisma nog een Persoonlijk Ondersteunings Plan (POP) in Excel. De bestaande ECD’s bleken voor Prisma te weinig passend en niet in staat om een organisatie in beweging te volgen”.
“We zijn daarom in juli 2012 met Adapcare een project gestart voor de implementatie van een flexibel ECD voor de gehandicaptenzorg. Een ECD dat aansluit bij de visie van multidisciplinair werken in één systeem en de bijzonderheden van het methodisch werken tot in detail ondersteunt. Een ECD dat net zozeer een communicatieplatform als een informatieplatform is”. Enthousiast: “Een specifiek onderdeel van dit project was de ontwikkeling van een medisch dossier dat artsen en paramedici in een doorlopend werkproces verbindt met de begeleiders. Dat betekent dat de disciplinaire behandelplannen naadloos passen in het multidisciplinaire cliëntplan en dat alle medewerkers met elkaar kunnen communiceren via het ECD. Het gaat dan niet alleen om rapportages, metingen, agenda's, verwijzingen en opdrachten, maar ook om kattebelletjes en andere informele communicatie. Zo kan Prisma zich als organisatie verder ontwikkelen op basis van de feiten uit de registratie. Dat is winst, het informatiesysteem wordt ook een communicatiesysteem”.
Is de ontwikkeling van het systeemlandschap en daarbinnen het ECD ooit klaar? Nanny: “Zolang Prisma zich blijft ontwikkelen moet het ECD als spiegel van organisatie kunnen meebewegen. Het ECD blijkt als een katalysator te werken in de dialoog over nieuwe ontwikkelingen. Zodra Prisma besluit een bepaald proces met software te ondersteunen wordt in het gesprek daarover duidelijk wat precies nodig is. Een voorbeeld hiervan is dat een arts hecht aan zijn of haar medisch beroepsgeheim. En toch wil de arts dat de begeleiders weten wat zij kunnen doen om een cliënt goed te ondersteunen”. Hoe kunnen die soms tegenstrijdige belangen verenigd worden in één systeem? “Dat vraagt om dialoog en een fijnmazige implementatie van de werkafspraken in het ECD”.
Nanny: “Een ander voorbeeld is de evaluatie van de geleverde zorg. Bij een aantal cliënten van Prisma zijn veel medewerkers betrokken, het is kostbaar om die steeds bij elkaar te brengen voor overleg. Met het ECD van Prisma is gekozen voor een aanpak waarbij alle betrokkenen een signaal krijgen als ze kunnen bijdragen aan een evaluatie. Daarbij kunnen ze op een eenvoudige manier opzoeken wat gebeurd is. Alle cliëntdoelen, acties, afspraken, rapportageregels, metingen en formulieren zijn voor de betrokkenen voorhanden. Dit maakt het mogelijk om andere manieren van overleg te proberen, bijvoorbeeld via een chatfunctie”.
Nanny: “Het succes van ons project met Adapcare is dat de communicatie over de cliënt nu gebaseerd is op feiten uit ons ECD. Zo kunnen onze mensen hun samenwerking scherp stellen op de cliënt en is de geleverde zorg nog efficiënter ook”.
Delen
Prisma is graag bereid om haar successen te delen met andere organisaties. Als u meer wilt weten over Prisma’s informatiestrategie, neem dan contact op met Nanny Bergmans bij Prisma. Voor meer informatie over Adapcare en haar ECD Pluriform Zorg, neem contact op met Dirk-Jan Visser, accountmanager van Adapcare.
Een PDF versie is te downloaden via de site van
Zorg & ICT.
Een interview met Nanny Bergmans, manager bedrijfsondersteuning van Prisma, Toon Roefs, beleidsadviseur en Peter van den Hombergh, manager arbeid en dagbesteding.
Met ruim 2.000 cliënten, 2.000 medewerkers, ruim 800 vrijwilligers en 150 zorglocaties is Prisma één van de grotere aanbieders van zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking in Noord-Brabant. Hoe houdt Prisma met die grootte de focus scherp op de cliënt? “We hanteren drie uitgangspunten om dat scherpstellen richting te geven”, zegt Nanny Bergmans:
- Zorg, de ander eerst. Als Prisma nemen we geen genoegen met ‘de cliënt centraal’, we stellen onszelf steeds de vraag of onze zorg in dienst van de cliënt is.
- Samen, we zijn allemaal ongelijk. We zijn een samenleving met verschillen. Recht doen aan ongelijkheid, dat we allemaal gelijkwaardig én verschillend zijn. Dat betekent concreet dat we in de alledaagse praktijk het verschil respecteren en gezamenlijk aan de slag gaan. Zonder dat, geen goede zorg.
- Kwaliteit, to be or not to be a professional. De ander heeft recht op ons als professional, dat is vanzelfsprekend, maar niet eenvoudig. Het vraagt elke dag opnieuw om een kwalitatief goede en stevige dialoog, met wie dan ook.
Wat voor een eisen stelt dit dan aan de organisatie? Nanny Bergmans: “Om deze uitgangspunten goed te ondersteunen is een robuuste organisatie nodig die flexibel om kan gaan met interne en externe veranderingen. Ook hebben we de afgelopen jaren geïnvesteerd in een ICT-applicatielandschap dat medewerkers echt ondersteunt in hun werk en daarnaast flexibel genoeg is om mee te veranderen met alle ontwikkelingen”.
Werken voor de cliënt
“Bij Prisma hebben de professionals een hoge mate van autonomie”, zegt Toon Roefs, beleidsadviseur. “We geven hun regelruimte en een grote eigen verantwoordelijkheid om goede zorg te leveren. Onze mensen doen dit samen met anderen en dat vraagt om continue afstemming en multidisciplinair samenwerken, waarbij de regie in handen blijft van de cliënt”. Nanny Bergmans, als manager bedrijfsondersteuning ook verantwoordelijk voor ICT: “Om dat mogelijk te maken zijn informatie-uitwisseling, communicatie en samenwerking kernprocessen die ondersteund moeten worden door ons ICT-systeem. Als alle relevante informatie veilig, actueel en op één plek toegankelijk is voor iedereen die betrokken is bij de zorg, komt dat de kwaliteit ten goede”.
Prisma levert veel dagbesteding aan haar cliënten. Peter van den Hombergh, manager arbeid en dagbesteding: “Een zinvolle dagbesteding of het hebben van werk is een belangrijk onderdeel van iemands leven. Daarin verschilt de cliënt niet van de medewerker. We hechten grote waarde aan een passende loopbaan voor iedere cliënt, zinvol werk en de mogelijkheid om een bijdrage te kunnen leveren aan de samenleving. In de samenleving kan een cliënt zichtbaar en van toegevoegde waarde zijn. We kijken daarom over de grenzen van onze eigen organisatie heen en werken intensief samen met lokale partners zoals het bedrijfsleven, gemeenten, onderwijsinstellingen en welzijnswerk. Samen met hun realiseren we voor elke cliënt een passende loopbaan, dat noemen we co-creatie en het sluit goed aan op de participatiewet. Alle cliënten hebben immers recht op een loopbaanperspectief, een manier om zich te ontwikkelen in de samenleving”.
Prisma is een van de organisaties die participeert in het experiment Regelarme instellingen (ERAI). Hoe geven jullie invulling aan regelarm? Nanny: “De cliënt staat bij Prisma voorop, de relatie tussen cliënt, sociaal netwerk en professional is ‘heilig’ en moet beschermd worden tegen administratieve lastendruk en belemmerende regels”.
Staat dit dan op gespannen voet met de verantwoording die Prisma af moet leggen? ”In het experiment ERAI gaan we de uitdaging aan om belemmerende regels af te schaffen. De bijdrage van het ICT-systeem is dat het zo slim is ingericht dat we de verantwoordingsinformatie er uit kunnen halen zonder extra lastendruk bij de zorg zelf te leggen”.
Een ECD dat meegaat met de ontwikkelingen in de zorg
De cliënten ontwikkelen zich. De organisatie ontwikkelt zich. Hoe realiseer je een applicatie-landschap dat met de ontwikkelingen mee kan gaan? Nanny: “De Elektronische Cliënten Dossiers (ECD’s) voor onze branche zijn vooral gericht op de administratie, de zorgprofessionals worden meestal maar beperkt met ICT ondersteund in hun werkzaamheden.
Tot enkele jaren geleden hadden we bij Prisma nog een Persoonlijk Ondersteunings Plan (POP) in Excel. De bestaande ECD’s bleken voor Prisma te weinig passend en niet in staat om een organisatie in beweging te volgen”.
“We zijn daarom in juli 2012 met Adapcare een project gestart voor de implementatie van een flexibel ECD voor de gehandicaptenzorg. Een ECD dat aansluit bij de visie van multidisciplinair werken in één systeem en de bijzonderheden van het methodisch werken tot in detail ondersteunt. Een ECD dat net zozeer een communicatieplatform als een informatieplatform is”. Enthousiast: “Een specifiek onderdeel van dit project was de ontwikkeling van een medisch dossier dat artsen en paramedici in een doorlopend werkproces verbindt met de begeleiders. Dat betekent dat de disciplinaire behandelplannen naadloos passen in het multidisciplinaire cliëntplan en dat alle medewerkers met elkaar kunnen communiceren via het ECD. Het gaat dan niet alleen om rapportages, metingen, agenda's, verwijzingen en opdrachten, maar ook om kattebelletjes en andere informele communicatie. Zo kan Prisma zich als organisatie verder ontwikkelen op basis van de feiten uit de registratie. Dat is winst, het informatiesysteem wordt ook een communicatiesysteem”.
Is de ontwikkeling van het systeemlandschap en daarbinnen het ECD ooit klaar? Nanny: “Zolang Prisma zich blijft ontwikkelen moet het ECD als spiegel van organisatie kunnen meebewegen. Het ECD blijkt als een katalysator te werken in de dialoog over nieuwe ontwikkelingen. Zodra Prisma besluit een bepaald proces met software te ondersteunen wordt in het gesprek daarover duidelijk wat precies nodig is. Een voorbeeld hiervan is dat een arts hecht aan zijn of haar medisch beroepsgeheim. En toch wil de arts dat de begeleiders weten wat zij kunnen doen om een cliënt goed te ondersteunen”. Hoe kunnen die soms tegenstrijdige belangen verenigd worden in één systeem? “Dat vraagt om dialoog en een fijnmazige implementatie van de werkafspraken in het ECD”.
Nanny: “Een ander voorbeeld is de evaluatie van de geleverde zorg. Bij een aantal cliënten van Prisma zijn veel medewerkers betrokken, het is kostbaar om die steeds bij elkaar te brengen voor overleg. Met het ECD van Prisma is gekozen voor een aanpak waarbij alle betrokkenen een signaal krijgen als ze kunnen bijdragen aan een evaluatie. Daarbij kunnen ze op een eenvoudige manier opzoeken wat gebeurd is. Alle cliëntdoelen, acties, afspraken, rapportageregels, metingen en formulieren zijn voor de betrokkenen voorhanden. Dit maakt het mogelijk om andere manieren van overleg te proberen, bijvoorbeeld via een chatfunctie”.
Nanny: “Het succes van ons project met Adapcare is dat de communicatie over de cliënt nu gebaseerd is op feiten uit ons ECD. Zo kunnen onze mensen hun samenwerking scherp stellen op de cliënt en is de geleverde zorg nog efficiënter ook”.
Delen
Prisma is graag bereid om haar successen te delen met andere organisaties. Als u meer wilt weten over Prisma’s informatiestrategie, neem dan contact op met Nanny Bergmans bij Prisma. Voor meer informatie over Adapcare en haar ECD Pluriform Zorg, neem contact op met Dirk-Jan Visser, accountmanager van Adapcare.
Een PDF versie is te downloaden via de site van
Zorg & ICT.
